Кадровый учёт и расчёт заработной платы в Алматы

Наняли первого сотрудника — и сразу попали в мир ОПВ, ВОСМС, СО, ИПН, социального налога, трудовых договоров и табелей. Ошибка в расчёте зарплаты — это не просто неприятность: это штрафы от трудовой инспекции, претензии от сотрудников и проблемы с налоговой. А ведь вы хотели просто нанять помощника, а не стать кадровиком.

Intact берёт на себя кадровый учёт и расчёт заработной платы для ИП и ТОО в Алматы. Мы ведём кадровые документы, рассчитываем зарплату с учётом всех отчислений, готовим платёжные ведомости и сдаём отчётность по ФОТ.

Что входит в кадровый учёт

Кадровый учёт — это систематическая работа с документами, которые регулируют трудовые отношения между вами и вашими сотрудниками. Трудовой кодекс РК обязывает каждого работодателя вести кадровую документацию. Вот что мы делаем:

Трудовые договоры. Составляем и оформляем трудовые договоры, соответствующие Трудовому кодексу РК. Каждый договор содержит все обязательные условия: место работы, трудовая функция, срок, режим работы, оплата труда, условия расторжения. Дополнительные соглашения при изменении условий.

Кадровые приказы. Приказы о приёме на работу, переводе, предоставлении отпуска, командировке, увольнении, поощрении и дисциплинарном взыскании. Каждый приказ оформляется в соответствии с унифицированными формами и регистрируется в журнале.

Табель учёта рабочего времени. Ежемесячно формируем табель по каждому сотруднику: отработанные дни, больничные, отпуска, прогулы, сверхурочные. Табель — основа для расчёта заработной платы.

Штатное расписание. Документ, определяющий структуру компании, наименование должностей, количество штатных единиц и оклады. Обновляется при изменении структуры или условий оплаты.

Личные дела сотрудников. Карточки Т-2, копии документов, сведения об образовании, стаже, льготах. Систематизированное хранение и обновление.

График отпусков. Обязательный документ, утверждаемый ежегодно. Мы контролируем соблюдение графика и напоминаем о необходимости предоставить отпуск (по ТК РК работодатель обязан предоставлять отпуск минимум 24 календарных дня в год).

Расчёт заработной платы в Казахстане: что нужно знать

Расчёт зарплаты в Казахстане — это не просто «оклад минус налоги». Это система из нескольких обязательных платежей, часть из которых удерживается из зарплаты сотрудника, а часть — платится работодателем за свой счёт.

Удержания из заработной платы сотрудника

Обязательные пенсионные взносы (ОПВ) — 10% от начисленной зарплаты. Перечисляются в ЕНПФ (Единый накопительный пенсионный фонд). Максимальный предел — 50 МЗП (минимальных заработных плат).

Взносы на обязательное социальное медицинское страхование (ВОСМС) — 2% от начисленной зарплаты. Перечисляются в Фонд ОСМС.

Индивидуальный подоходный налог (ИПН) — 10% от суммы после вычета ОПВ, ВОСМС и стандартного налогового вычета (14 МРП в месяц, если доход не превышает 25 МРП). Фактическая ставка ИПН на руки — обычно 7-9% от оклада.

Платежи за счёт работодателя

Социальные отчисления (СО) — 3.5% от начисленной зарплаты (минус ОПВ). Перечисляются в Государственный фонд социального страхования.

Отчисления на ОСМС — 3% от начисленной зарплаты. Платит работодатель дополнительно к ВОСМС сотрудника.

Социальный налог — 9.5% от начисленной зарплаты, минус сумма СО. Уплачивается в бюджет.

Обязательные профессиональные пенсионные взносы (ОППВ) — 5% для сотрудников, занятых на тяжёлых и вредных работах.

Пример расчёта (оклад 300 000 ₸)

Итого: при окладе 300 000 ₸ реальные расходы работодателя — около 337 500 ₸ (+ 12.5%). Это нужно учитывать при планировании фонда оплаты труда.

Как Intact ведёт кадровый учёт и расчёт зарплаты

Наш процесс выстроен так, чтобы вы тратили минимум времени:

До 25 числа каждого месяца вы предоставляете данные: табель (кто сколько отработал, больничные, отпуска), информацию о премиях и надбавках, данные по новым сотрудникам и увольнениям.

В течение 2 дней мы формируем расчётные ведомости с полной детализацией по каждому сотруднику: начисления, удержания, суммы к выплате, суммы налогов и отчислений с реквизитами для перечисления. Каждая строка расшифрована: вы видите, из чего складывается зарплата «на руки» и какие суммы нужно перечислить в бюджет, ЕНПФ и фонд ОСМС.

Вы проверяете и утверждаете ведомость, после чего перечисляете зарплату и платежи. Мы предоставляем готовые платёжные поручения с правильными БИН/ИИН получателей, кодами назначения платежей и суммами — остаётся только загрузить в интернет-банк. Никаких ручных расчётов и поиска реквизитов.

Ежеквартально мы готовим и сдаём ФНО 200.00 — декларацию по ИПН и социальному налогу. Это обязательная форма для всех работодателей.

Сложные ситуации, с которыми мы работаем

Кадровый учёт — это не только оклады. Мы корректно обрабатываем:

• Больничные листы — расчёт социального пособия по временной нетрудоспособности по нормам ТК РК. Пособие за первые 15 рабочих дней оплачивает работодатель, далее — фонд социального страхования
• Отпускные — расчёт среднедневного заработка с учётом всех начислений за 12 месяцев. Минимальный отпуск по ТК РК — 24 календарных дня
• Командировочные — суточные, проезд, проживание с учётом лимитов вычетов по НК РК (суточные до 6 МРП внутри РК, до 8 МРП за рубежом)
• Увольнение — компенсация за неиспользованный отпуск, выходное пособие (при ликвидации или сокращении — 1 среднемесячная ЗП), правильное оформление приказа и записи в трудовую
• Работа в выходные и праздники — оплата в полуторном размере по ТК РК, оформление приказа и согласия сотрудника
• Совместители — особенности учёта рабочего времени (не более половины нормы) и налогообложения (ОПВ и ИПН удерживаются по каждому месту работы)
• Договоры ГПХ — гражданско-правовые договоры с физическими лицами: расчёт ИПН, ОПВ, ВОСМС, отражение в форме 200

Типичные ошибки в кадровом учёте и их последствия

Кадровые нарушения — одна из самых частых причин штрафов при проверке трудовой инспекцией. Вот что мы видим у новых клиентов:

Отсутствие трудовых договоров. Сотрудник работает «на словах», без оформления. Штраф — от 20 до 50 МРП (73 840 — 216 250 ₸) за каждого неоформленного работника. Кроме того, сотрудник может подать жалобу в трудовую инспекцию и потребовать компенсацию.

Неправильный расчёт отпускных. Частая ошибка — расчёт среднего заработка только по окладу, без учёта премий и надбавок. Это занижает сумму отпускных и является нарушением ТК РК. Сотрудник может потребовать пересчёт и компенсацию.

Отсутствие табеля учёта рабочего времени. Без табеля невозможно подтвердить правомерность начисленной зарплаты. При проверке инспектор затребует табели за последние 3 года.

Ошибки в расчёте зарплатных налогов. Неправильно рассчитанные ОПВ, ВОСМС или ИПН приводят к расхождениям в форме ФНО 200 и камеральным уведомлениям от КГД. Исправление ошибок задним числом — долгий и неприятный процесс.

Нарушение порядка увольнения. Увольнение без соблюдения процедуры (предупреждение, основания, оформление приказа) — основание для восстановления сотрудника на работе через суд с выплатой средней зарплаты за всё время вынужденного прогула.

Intact ведёт кадровый учёт строго по нормам Трудового кодекса РК. Мы не допускаем описанных ошибок и минимизируем ваши трудовые риски.

Зарплатный проект и интеграция с банком

Если у вас более 5 сотрудников, имеет смысл подключить зарплатный проект в банке. Это позволяет перечислять зарплату всем сотрудникам одним платёжным поручением вместо отдельных переводов каждому. Мы помогаем:

• Выбрать банк с оптимальными условиями зарплатного проекта
• Подготовить документы для подключения
• Ежемесячно формировать зарплатные реестры для загрузки в интернет-банк
• Контролировать корректность перечислений

Стоимость кадрового учёта

В составе пакета «Бизнес» — кадровый учёт до 5 сотрудников включён в стоимость от 400 000 ₸/мес. Это оптимальный вариант для компаний, которым нужно и ведение бухгалтерии, и кадровый учёт.

Отдельная услуга — расчёт зарплаты и кадровый учёт от 15 000 ₸ за сотрудника в месяц (минимум 15 000 ₸/мес). Подходит, если бухгалтерию ведёт штатный специалист, но расчёт зарплаты хотите передать профессионалам.

Разовые задачи — подготовка комплекта трудовых договоров (от 5 000 ₸ за договор), разработка штатного расписания, правил внутреннего распорядка, аудит существующей кадровой документации на соответствие ТК РК — по запросу.

Для сравнения: штатный кадровик в Алматы получает от 200 000 ₸ в месяц (плюс налоги и отчисления — итого около 250 000 ₸ расходов для работодателя). Аутсорсинг кадрового учёта для компании с 10 сотрудниками обойдётся в 30 000 ₸/мес — в 8 раз дешевле.

Часто задаваемые вопросы